Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit tangro

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse im Einkauf und Finanzwesen, indem Sie eingehende Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und in SAP verbuchen. Mit tangro erfolgt die Umstellung auf eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung schnell und unkompliziert.

tangro-Software erkennt Dokumenteninhalte automatisiert und bildet interne Kontroll- und Freigabeprozesse elektronisch ab. Ohne Schnittstellen. Direkt in SAP – und selbstverständlich auch S/4HANA. Sie erreichen mehr Effizienz im Unternehmen durch Zeit- und Kostenersparnis. Die Transparenz steigt. Ihre Mitarbeiter werden von Routinearbeiten entlastet.

 Ihre Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung:

  • Reduktion der Durchlaufzeiten
  • Beschleunigung der Freigabeprozesse
  • Hohe Transparenz (Statusabfrage und Nachvollziehbarkeit)
  • Automatischer Bestellabgleich
  • Vollautomatisches Buchen im Hintergrund (auf Wunsch)
  • Geringer Schulungsaufwand durch SAP GUI-Oberfläche
  • Mobiler Zugriff auf Workflow-Aufgaben für SAP und NON-SAP-User

Prozessverlauf im Beispiel:

Eine Eingangsrechnung geht per Post in Ihrem Unternehmen ein. Der Beleg wird gescannt und in einem von Ihnen definierten Ordner abgelegt.

Die tangro-Software zur automatisierten Verarbeitung eingehender Rechnungen interpretiert automatisch die Beleginhalte und -informationen und gleicht diese mit den Stamm- und Bewegungsdaten in SAP ab.

Im Rechnungseingangsbuch sehen Sie die Ergebnisse der Interpretation und erhalten einen Überblick über alle eingegangenen Belege. Anhand der Symbolik erkennen Sie auf einen Blick, welchen Bearbeitungsstatus die Dokumente haben. Belege, die vollständig erkannt wurden und stimmig sind, werden – sofern Sie dies möchten - vollautomatisch in SAP verbucht.

 

Zur Nachbearbeitung wählen Sie die entsprechende Rechnung im Eingangsbuch aus. Sie gelangen nun direkt in die Nachbearbeitungsmaske, wo Sie Daten prüfen, ergänzen oder korrigieren. Bei Bedarf starten Sie per Mausklick einen der von Ihnen definierten Freigabe- bzw. Genehmigungsworkflows. Auf Wunsch können Sie auch festlegen, dass Workflows nach bestimmten Kriterien automatisch angestoßen werden.

Wie Ihre Workflows dann abgewickelt werden, haben Sie im Vorfeld definiert. Die tangro-Software bietet hierfür eine Vielzahl von Optionen, darunter:

  • Einstufig
  • Mehrstufig
  • Kontierungs- und/oder Genehmigungsworkflow u.a.
  • (Betrags-) abhängige Genehmigungsstufe
  • Offene Kopf- und Positionsfelder
  • Weiterverarbeitungsoptionen (z.B. Genehmigen, Ablehnen, Weiterleiten, nicht zuständig, Planbearbeitungsdauer ändern, Rückfrage usw.)

Die Empfänger der Workflows können die geforderten Bearbeitungsschritte entweder auf dem Desktop oder aber in einer HTML5-Umgebung vornehmen. Nach erfolgter Freigabe wird der Beleg in SAP gebucht.

Die abgearbeiteten Belege werden automatisch im aov-Archivsystem abgelegt. Dies läuft über die gleiche SAP-Schnittstelle, welche auch für Ausgangsdokumente im SAP eingesetzt wird. Damit erfüllt die Schnittstelle auch direkt die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Revisionssicherheit, Datenschutz und IT-Sicherheit.

 

Alle Bilder: tangro s.c. gmbh

Die Konditionen der Lösung decken die Lizenz-, Betriebs- und Wartungskosten sowie den Support und die Softwareaktualisierungen ab. Die Umstellung auf S/4HANA wird im Rahmen der Wartung ohne Aufpreis durchgeführt.

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