Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit tangro

Wickeln Sie durch automatisiertes Erfassen, Prüfen und Buchen eingehender Rechnungen die Geschäftsprozesse im Einkauf und Finanzwesen unkomplizierter und schneller ab.

Die Umstellung auf eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung kann für Sie mit tangro schnell und unkompliziert gestaltet werden.

Vorstellung von tangro anhand eines Prozessbeispiels:

Eine Eingangsrechnung geht per Post in Ihrem Unternehmen ein, wird gescannt und in einem von Ihnen definierte E-Mail-Postfach abgelegt.

Die Software „tangro“ arbeitet jetzt für Sie im Hintergrund und interpretiert in den dort abgelegten Dateien automatisch die Beleginhalte und -informationen. Zugleich werden die interpretierten Informationen mit den Stamm- und Bewegungsdaten im SAP abgeglichen.

Im Rechnungseingangsbuch können Sie die neuen Daten in einer Übersicht einsehen. Anhand der Symbolik erkennen Sie auf einen Blick, welchen Bearbeitungsstatus die Dokumente haben.

 

Sie können die Rechnungen im Eingangsbuch nun direkt im SAP prüfen lassen und nachbearbeiten. Dazu wählen Sie den entsprechenden Datensatz aus und gelangen direkt in die Nachbearbeitungsmaske.

Nach der Prüfung des Datensatzes und eventuell notwendigen Nachbearbeitung können Sie die von Ihnen definierten Freigabe- bzw. Genehmigungsworkflows starten. Die Kriterien definieren Sie im Vorfeld wie z.B.:

  • Einstufig
  • Mehrstufig
  • Kontierungs- und/oder Genehmigungsworkflow
  • (Betrags-) abhängige Genehmigungsstufe
  • Offene Kopf- und Positionsfelder
  • Weiterverarbeitungsoptionen (z.B. Genehmigen, Ablehnen, Weiterleiten, nicht zuständig, Planbearbeitunsgdauer ändern, Rückfrage uisw.)

Die Workflows können von Ihnen auf Wunsch auch nach bestimmten Kriterien automatisch angestoßen werden.

Die Empfänger der Workflows können die Bearbeitungsschritte sowohl im SAP oder aber in einer HTML5 Umgebung vornehmen.

Die Verbuchung im SAP selbst erfolgt dann nach Freigabe im Eingangsbuch oder vollautomatisch nach stimmiger Belegprüfung durch tangro. Die abgearbeiteten Belege werden automatisch im aov-Archivsystem abgelegt. Dies läuft über die gleiche SAP-Schnittstelle, welche auch für Ausgangsdokumente im SAP eingesetzt wird. Damit erfüllt die Schnittstelle auch direkt die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Revisionssicherheit, Datenschutz und IT-Sicherheit.

Prozessdurchlauf eines Beleges:

Die Konditionen der Lösung decken die Lizenz-, Betriebs- und Wartungskosten sowie den Support und die Softwareaktualisierungen ab. Die Umstellung auf S/4HANA wird im Rahmen der Wartung ohne Aufpreis durchgeführt.

Ihre Vorteile:

  • Reduktion der Durchlaufzeiten
  • Beschleunigung der Freigabeprozesse
  • Hohe Transparenz (Statusabfrage und Nachvollziehbarkeit)
  • Automatischer Bestellabgleich
  • Vollautomatisches Buchen im Hintergrund (auf Wunsch)
  • Geringer Schulungsaufwand durch SAP GUI-Oberfläche
  • Mobiler Zugriff durch integrierte Workflows für SAP und NON-SAP-User
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