Workforce Management

Stellen Sie sicher, dass im Netzmanagement wichtige Vorgaben und Normen umgesetzt und langfristig eingehalten werden.

Systematisierung Ihrer Aufgaben

Die im Netzbetrieb oder bei Wartung und Instandhaltung anfallenden Tätigkeiten definieren und kategorisieren Sie für Ihre Mitarbeiter nach eigenen betrieblichen Erfordernissen.

Kategorisierung nach

• Betriebsmitteln,
• Betriebsmittelgruppen,
• Festlegung des Prüfzyklus,
• Quittierungsart (Einzel oder Sammelquittierungsobjekte).

Die Erzeugung der Aufgaben erfolgt entweder durch bestimmte Anwender: innen (wie z.B. Projektleitung oder Bauleitung) oder durch von Ihnen definierte Prozessautomatiken (z.B. Prozessanstoß aus dem ERP-System, hinterlegte Wartungspläne usw.). Dabei erhalten die Aufgaben immer einen Bezug zum Betriebsmittelobjekt (siehe Kategorisierung) sowie zum ggf. bereits angelegten Auftrag zur Zuordnung der Leistungen.

Mit einer komfortablen Volltextsuche und speicherbaren Abfragen können Sie für Ihre Einsatzplanung relevante Datensätze zur Erstellung von Aufgaben leicht ermitteln:

• Indizierte Volltextsuche (sortiert nach Erfüllungsgrad der Ergebnisse)
• Suche nach Status (z.B. „In Planung“ oder „Außer Betrieb“)
• Suche nach räumlichem Zusammenhang
• Suche nach Eltern-Kind-Objekten (z.B. Strecken die bestimmte Leitungsabschnitte enthalten)

Die Suchfunktion berücksichtig auch Sekundärdaten aus dem GIS oder kaufmännischen Systemen.

Je nach Art der Tätigkeiten können gleichartige Aufgaben auch in sogenannten „Aufgabenpaketen“ zusammengefasst werden. So können Sie beispielsweise ein festgelegtes regional zusammenhängendes Gebiet mit verschiedenen Einzelaufgaben oder alle Aufgaben an einer technischen Anlage zusammenfassen. Die Terminierungen und Mitarbeiterzuordnungen sind für alle zusammengefassten Aufgaben in dem Paket identisch.

Für die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben eines Aufgabenpaketes können Sie auch eine bestimmte Reihenfolge festlegen. Diese wird übersichtlich als Nummernfähnchen bei den Aufgaben angezeigt und kann im Nachgang in der Reihenfolge bei Bedarf wieder geändert werden.

Bei der Buchung der erbrachten Leistungen und die weitere Bearbeitung in den Folgeprozessen des kaufmännischen Systems ist eine eindeutige Auftragsnummer von Einzel- oder Sammelaufträgen hinterlegt. Aus den diversen Einzelaufgaben und Aufgabenpaketen entsteht ein Aufgabenpool für Ihre effiziente Kapazitäts- und Einsatzplanung.

 

Die Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter: innen

Zur sinnvollen Zuteilung der Aufgaben haben Sie an einer zentralen Stelle alles im Blick:

• Darstellung der offenen Aufgaben im Listenformat mit Filterfunktionen
• GANT-Diagramm der verteilten Aufgaben und deren Zeitplanung
• Darstellung der Aufgaben in einer Kartenansicht (Integriertes Planwerk, Farblich markierte und sortierbare Aufgaben nach Status und Sparte)
• Verfügbare Kapazitäten (Mitarbeiterauslastung, Durchschnittszeiten)

Der Bereichs-/Mitarbeiter: innenzuteilung steht eine filterbare Übersicht des von Ihnen in den Aufgaben definierten Arbeitsaufkommens für die Tages- und Wochenplanung zur Verfügung. In der Darstellung der zur Verfügung stehenden Kapazitäten sind Bereitschafts-, Schicht und Urlaubspläne bereits berücksichtigt.

Aus Ihrem zuvor erstellten Aufgabenpool teilen Sie im GANT-Diagramm mittels DRAG & DROP offene Aufgaben direkt zu. In der integrierten Kartenansicht erkennen Sie offene Aufgaben in räumlich zusammenhängenden Gebieten schnell und können diese passend zuweisen. Eine Erstellung neuer Aufgaben oder eine Umverteilung können Sie unkompliziert und schnell vornehmen.

Die Inhalte der Aufgaben sind bei der Planung und Zuordnung immer transparent einsehbar und können an dieser Stelle zu Aufgabenpaketen umgeplant oder zusammengefasst werden.

Der Bearbeitungsstatus des Aufgabenpools ist durch eine standardisierte Statusfarbe sowie den Statuswert schnell ersichtlich. Besondere Aufgaben mit festen Terminsetzungen oder Entstörungen können zur besseren Erkennung mit gesonderter Symbolik dargestellt werden.

 

Arbeitsnachbereitung im Workflow

Aus den Tätigkeiten im Netzbetrieb werden Folgeaufgaben oder vor Ort initiierte Ad-Hoc-Aufgaben der Einsatzplanung zugänglich gemacht und können bei weiteren Einsatzplanungen bis hin zur Budgetierung direkt berücksichtigt werden. Dieses können z. B. im Zuge einer Prüfung festgestellte Mängel oder auch der direkte Ersatz eines defekten Betriebsmittels sein. Der Prozess einer Vergabe an einen Fremdleister kann von hier aus initiiert werden.

 

Projektverwaltung für Netzbetreiber

Bei Ihren Netzbauprojekten behalten Sie Budget, Kapazitäten und Termine immer im Blick. Transparent werden Ihnen alle Projekte angezeigt (filterbare Listenform oder Übersichtskarte) und sind in Abhängigkeit von Ihrem Status farblich gekennzeichnet.

Die Prozesskette für die Projektverwaltung definieren Sie nach eigenen Anforderungen mit individuell gestaltbaren Workflows (z.B. bei Erreichung bestimmter Statuswerte oder Meilensteine). Die komplexe Abbildung des Kernprozesses Planung gemäß der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) ist hiermit abbildbar. Mittels eines aufgabenbasierten Workflows erstellen und verteilen Sie mit dem Projekt verknüpfte Aufgaben (Planung, Montage, Vermessung). In der Einsatzplanung werden die Projektaufgaben frühzeitig in Hinblick auf vorhandene Kapazitäten und zeitkritische Verfügbarkeiten eingeplant. Die Integration von MS Office über Schnittstellen unterstützt Ihre Workflows durch E-Mails, Serienbriefe, Excel-Tabellen oder PDF- Dokumente.

In einem Projekt definieren Sie eine Verteilerliste für die interne und externe Koordination, die automatisch mit den allgemeinen Projektdaten an die Empfänger: innen (E-Mail) für eine Rückmeldung zum Projekt adressiert werden kann.

Die Auswahl eines Projektes ermöglicht Ihnen die Detailansicht von dessen Ausmaßen auf dem Kartenwerk. Jedes Projekt erhält eine eindeutige Nummer als auch Beschreibung, in der Sie die Projektverantwortlichen und die zeitliche Planung einsehen können. Alle eingegebenen Informationen (Einträge, Dokumente, Verweise) werden in einem „Projekttagebuch“ archiviert und stehen für spätere Fragen und Prozessbetrachtung zur Verfügung.

Das Projekt können Sie in mehrere Teilprojekte aufteilen, denen bestimmte Meilensteine des Projektes zugeordnet werden. Innerhalb Ihres Übersichtkalenders können Sie über einen Fortschrittbalken den Fertigstellungsgrad des Projektes sehen. Eine Überschreitung von Terminen können Sie sich als Erinnerung im System oder automatisch generierte E-Mail zustellen lassen.

Für die Feinplanung der Projekte legen Sie in den verschiedenen Teilprojekten die jeweiligen Maßnahmen und Mitarbeiter betreffenden Informationen und Pläne ab. Bei der Erstellung eines Hausanschlusses wären beispielsweise die Neuverlegung der verschiedenen Leitungen je nach Sparte ein Teilprojekt, jeweils mit verschiedenen Planungszeichnungen und Verantwortlichen. Mit Schnittstellen können im kaufmännischen System aus dem Projekt heraus Aufträge angelegt oder bidirektional abgeglichen werden.